Behandling av personuppgifter på miljöförvaltningen

Miljö- och hälsoskyddsnämnden i Stockholms stad är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår verksamhet.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra uppgifter som tillstånds- och tillsynsmyndighet på bland annat miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet och kunna erbjuda medborgare och företag service och information på dessa områden. Vi strävar efter att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till ett minimum och att när vi behandlar dina personuppgifter värnar om din personliga integritet.

Den här personuppgiftspolicyn förklarar hur nämnden samlar in och behandlar dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dessa gällande mot oss.

Du kan alltid kontakta oss vid frågor om vårt dataskyddsarbete genom att skicka ett e-postmeddelande till miljoforvaltningen@stockholm.se.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Vilken information vi samlar in om dig beror på vilka uppgifter du eller någon annan ger till oss. Det beror också på vilka uppgifter vi behöver för att utföra den uppgift som det handlar om. Vi kommer aldrig att samla in eller be dig eller någon annan att lämna mer information om dig till oss än vad vi behöver.

Eftersom vi är en myndighet omfattas vi av offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen. Det betyder att vi har en skyldighet att spara alla skriftliga handlingar som kommer in till oss. Det gäller även handlingar som innehåller personuppgifter och även handlingar som innehåller personuppgifter som vi inte har bett om eller ens behöver. Offentlighetsprincipen innebär att vi också måste lämna ut handlingarna ifall någon vill läsa eller ha en kopia av dem. Undantagna är handlingar som omfattas av sekretess eller som vi får gallra, det vill säga kasta. Du kan läsa mer om hur vi behandlar dina personuppgifter enligt offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen nedan.

Nedan listar vi olika situationer där vi behandlar personuppgifter. Där beskriver vi vilka uppgifter det handlar om, vem som ger oss uppgifterna och vem vi delar dem med. Vi beskriver också varför vi behöver personuppgifterna, det vill säga vad syftet med behandlingen är och vilken laglig grund vi har för den, samt hur länge vi sparar dina uppgifter.

Dina rättigheter

Här redogör vi för de aktuella rättigheter som du som registrerad har mot oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av dokumentet.

Rätt att få tillgång till dina uppgifter

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som vi behandlar och information om hur vi behandlar dem och var de kommer ifrån. Du kan också begära en kopia av de uppgifter som vi har om dig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktig eller ofullständig information om dig själv rättad. Rätten till rättelse gäller inte uppgifter i offentliga handlingar om det skulle strida mot offentlighetsprincipen.

Rätt att bli raderad (”rätten att bli bortglömd”)

Du har rätt att i vissa fall begära radering av dina personuppgifter om vi inte längre behöver uppgifterna för det syfte de blev insamlade för.

Rätt till begränsning av behandling och att göra invändningar

Du har rätt att i vissa fall begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om vi inte längre behöver behandla uppgifterna för det syfte de blev insamlade för. Du har också rätt att under vissa omständigheter göra en invändning mot våra behandlingar som grundar sig på myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Rätt att klaga till en tillsynsmyndighet

Du har rätt att klaga på vår behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet. I Sverige är tillsynsmyndigheten Datainspektionen. 

Kontakta oss

Miljö- och hälsoskyddsnämnden
Miljöförvaltningen
Tekniska nämndhuset, Fleminggatan 4
Box 8136, 104 20 Stockholm
Telefon: 08-508 28 800
E-post: miljoforvaltningen@stockholm.se

Nämnden är en myndighet och är därför skyldig att ha ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet kontrollerar löpande behandlingen av personuppgifter och kan också fungera som kontaktperson för dig som registrerad.

Vårt dataskyddsombud är Simon Jernelöv och kan kontaktas på dso.miljoforvaltningen@jpinfonet.se.

All nämndens behandling av dina personuppgifter sker enligt EU:s Dataskyddsförordning (2016/679/EU) och gällande svensk data skyddslagstiftning.

Vi är en tillsyns- och tillståndsmyndighet. Det betyder att vi kontrollerar olika verksamheter, svarar på remisser, följer upp klagomål, fattar beslut och meddelar tillstånd på miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet. Det här gäller dig som till exempel ställer en fråga om vår verksamhet, anmäler ett klagomål eller en matförgiftning, ansöker om ett tillstånd, företräder ett tillsynsobjekt, har skickat en remiss eller är granne, motpart, anhörig, konsult eller på annat sätt berörd av ett ärende som vi handlägger.

1.1 Vilken information samlar vi in om dig?

1.1.1 Information som du ger till oss

När du kontaktar oss för att till exempel ställa en fråga eller göra en anmälan lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, bilder)
  • betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer)
  • känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om matförgiftning, allergier, sjukdomstillstånd)
  • övriga indirekta personuppgifter (till exempel fastighetsbeteck-ning, registreringsnummer på ett fordon eller mål- eller diarienummer för ett visst ärende hos oss eller någon annan myndighet).

1.1.2 Information som vi får om dig från andra

Även när någon annan kontaktar oss med en fråga, ett klagomål, en ansökan eller på något annat sätt kommunicerar med oss i ett ärende kan dina personuppgifter förekomma och bli registrerade. Det kan till exempel handla om att du är en del av det aktuella ärendet, som anhörig, huvudman, motpart eller konsult. Vi kan också inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida, eller upptagna i ett offentligt register och som vi behöver för att kunna utföra en uppgift eller handlägga ett ärende. Dessa uppgifter kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, bilder)
  • betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer)
  • känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om matförgiftning, allergier, sjukdomstillstånd)
  • övriga indirekta personuppgifter (till exempel fastighetsbeteckning, registreringsnummer på ett fordon eller mål- eller diarienummer för ett visst ärende hos oss eller någon annan myndighet)
  • bilder där du förekommer (till exempel bilder i samband med ett klagomål).

1.2 Vad gör vi med informationen?

För att kunna handlägga ärenden behandlar nämnden personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte och laglig grund 
Syfte med behandlingen Laglig grund för behandlingen
För att kunna bekräfta din identitet. Behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning.
För att kontakta dig och kommunicera information, handlingar, och beslut. Behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning.
För att utreda och besluta i ärendet, till exempel kommunicera dina uppgifter till annan part, sakägare eller överprövande myndigheter. Behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning.
För att administrera din betalning av vår handläggning av tillsynen eller tillståndet enligt gällande taxa. Behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning.

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

1.3 Vem lämnar vi informationen till?


Alla handlingar som skickas till oss är som huvudregel offentliga. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta längre ner i dokumentet under rubriken 5. Offentlighetsprincipen.

För att kunna handlägga ett ärende behöver vi oftast dessutom självmant dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om

  • andra berörda parter (det vill säga någon som berörs av ditt ärende och som har rätt att se och komma med synpunkter på handlingar som någon annan har skickat in)
  • andra myndigheter eller konsulter (om vi behöver ett utlåtande eller en bedömning av en uppgift för att kunna utreda ärendet)
  • överprövande myndighet (om vårt beslut överklagas av dig eller någon annan).

1.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Se nedan under rubriken Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Vi har kommunfullmäktiges uppdrag att sprida information om miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsfrågor till stadens invånare och företag. Det här gäller dig som använder några av våra appar eller e-tjänster, som deltar vid olika evenemang eller prenumererar på våra nyhetsbrev, eller finns med i vårt digitala eller tryckta informationsmaterial.

2.1 Vilken information samlar vi in om dig?

2.1.1 Information som du ger till oss

När du kontaktar oss för att till exempel anmäla dig till ett evenemang eller ett nyhetsbrev, eller om du ska vara med i något informationsmaterial, lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
  • betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer)
  • övriga indirekta personuppgifter (till exempel registreringsnummer på ett fordon)
  • uppgifter i enkätsvar (till exempel uppgifter om olika önskemål i samband med ett evenemang).

2.1.2 Information som vi samlar in om dig

När du deltar vid något evenemang eller använder några av våra appar eller nyhetsbrev kan vi samla in följande information om dig:

  • enhetsinformation (till exempel IP-adress, enhetsinställningar, platsinformation)
  • information om vad du gör med vårt nyhetsbrev (till exempel om du öppnar vårt nyhetsbrev eller inte)
  • bilder på dig (till exempel bilder över ett publikhav där du förekommer).

2.1.3 Information som vi får om dig från andra

Det kan hända att vi får dina personuppgifter från någon annan, till exempel om ni anmäler er till ett evenemang eller ett nyhetsbrev i grupp. Vi kan också inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida eller upptagna i ett offentligt register, för att kunna kontakta dig med information om vår verksamhet. Vi kan också få tillgång till bilder eller annan information som du har gått med på att lämna ut för publicering. Dessa uppgifter kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
  • bilder där du förekommer (till exempel bilder som vi köper från en bildbyrå).

2.2 Vad gör vi med informationen?

För att kunna sprida information om vår verksamhet behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte
Syfte med behandlingen Laglig grund för behandlingen
För att ta fram, dokumentera och sprida information om nämndens verksamhetsområde och miljötillståndet i staden. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
För att bjuda in till och genomföra, dokumentera och sprida information från seminarier, utbildningar och andra evenemang som arrangeras av nämnden eller förvaltningen, ensamt eller i samarbete med andra. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse och/eller för att fullgöra ett avtal eller vidta åtgärder innan ett avtal ingås.
För att sprida information genom nyhetsbrev, utskick med mera till berörda parter. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
För att utvärdera våra nyhetsbrev och kunna utveckla innehållet i dem. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

2.3 Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss är som huvudregel offentliga. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta under rubriken
5. Offentlighetsprincipen.

För att genomföra evenemang och sprida information om vår verksamhet behöver vi dessutom självmant dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om

  • andra som söker information om vår verksamhet (om dina personuppgifter, till exempel namn eller bild, finns med i vårt digitala eller tryckta informationsmaterial)
  • andra deltagare vid evenemanget (om det behövs för att genomföra evenemanget)
  • konferensanläggningar, restauranger med mera (om det behövs för att genomföra evenemanget, till exempel för att kunna pricka av deltagare eller anmäla kostönskemål).

2.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Läs mera under rubriken Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Vi leder och deltar i olika undersöknings- och forskningsprojekt på såväl EU-nivå som mer lokal nivå. Projekten undersöker och analyserar bland annat resvanemönster, person- och godslogistik, tillståndet i vår miljö, kemikalieanvändning, byggteknik med mera, i syfte att minska stadens klimat- och miljöpåverkan och hitta nya resurseffektiva lösningar på olika problem. Det här gäller dig som deltar i projektet eller undersökningen som partner, deltagare eller testperson.

3.1 Vilken information samlar vi in om dig?

3.1.1 Information som du ger till oss

När vi ingår en överenskommelse om att genomföra ett projekt, lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress)
  • betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer).

3.1.2 Information som vi får om dig från andra

För att kunna kontakta deltagare eller möjliga deltagare i ett projekt kan vi behöva inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida eller upptagna i ett offentligt register. Projekten kan dessutom gå ut på att analysera olika typer av personuppgifter, till exempel rörelsemönster eller olika vanor. Oftast är det inte vi som samlar in information om testpersoner i projekten och vi tar oftast inte heller del av uppgifter som går att knyta till en viss person. Det vi är intresserade av är den slutliga analysen av all information. Det kan dock hända att vi får tillgång till informationen om testpersonerna har gått med på det och vi behöver det för att utföra egna analyser. Dessa uppgifter kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
  • bilder där du förekommer (till exempel bilder i samband med dokumentering av projektet)
  • övriga indirekta personuppgifter (till exempel fastighetsbeteckning, registreringsnummer på ett fordon eller mål- eller diarienummer för ett visst ärende hos oss eller någon annan myndighet)
  • geografisk information (till exempel din geografiska placering eller rörelsemönster)
  • uppgifter i enkätsvar (till exempel uppgifter om din bakgrund, dina vanor, upplevelser av projektet).

3.2 Vad gör vi med informationen?

För att kunna genomföra projekten behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte
Syfte med behandlingen Laglig grund för behandlingen
För att genomföra, dokumentera och sprida information om forsknings- eller undersökningsprojekt. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse och/eller för att fullgöra ett avtal eller vidta åtgärder innan ett avtal ingås.

3.3 Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss är som huvudregel offentliga. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta under rubriken 5. Offentlighetsprincipen.

För att kunna genomföra projekt kan vi behöva dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om:

  • andra deltagare i projektet (om det behövs för att genomföra projektet).

3.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Läs mer under rubriken Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Det här gäller i den mån du eller någon som du företräder eller som företräder dig inträder i eller vill inträda i ett avtalsförhållande med oss. Det gäller även dig som söker ett jobb hos oss.

4.1 Vilken information samlar vi in om dig?

4.1.1 Information som du ger till oss

När du söker ett jobb, skickar en offert, lämnar ett anbud eller ingår avtal med oss, lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress)
  • cv-information (till exempel bild, utbildning, betyg, erfarenheter, kompetens)
  • personliga uppgifter (till exempel uppgifter om familj, intressen, bakgrund, åsikter)
  • känsliga uppgifter (till exempel uppgifter om sexuell läggning, hälsouppgifter, etniskt ursprung eller politisk, religiös eller filosofisk övertygelse)
  • betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer).

4.1.2 Information som vi får om dig från andra

För att kunna kontakta och utvärdera personer och företag som vi kan tänkas vilja anställa eller ingå avtal med kan vi behöva inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida eller upptagna i ett offentligt register. Vid ett avtalsförhållande kan vi också få del av uppgifter om dig som anställd om du är kontaktperson eller om avtalet handlar om konsultuppdrag. Om du är anhörig eller tidigare arbetsgivare till någon som söker jobb hos oss kan även dina personuppgifter framgå av en jobbansökan. Dessa uppgifter kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, ålder, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
  • information om ekonomiska förhållanden (till exempel att det inte finns några betalningsanmärkningar, näringsförbud)
  • cv-information (till exempel bild, utbildning, betyg, erfarenheter, kompetens).

4.2 Vad gör vi med informationen?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte
Syfte med behandlingen Laglig grund för behandlingen
För att genomföra rekrytering, däribland utvärdera ansökningar och kontakta referenser med mera. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller vida åtgärder innan ett avtal ingås.
För att ingå och administrera avtal, fullgöra våra avtalsförpliktelser samt upphandla eller avropa varor och tjänster. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse och/eller för att fullgöra ett avtal eller vida åtgärder innan ett avtal ingås.
För att administrera betalningar. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller vidta åtgärder innan ett avtal ingås.
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller vidta åtgärder innan ett avtal ingås. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för fullgörandet av skyldigheter och rättigheter inom arbetsrätten.

4.3 Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss är som huvudregel offentliga. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta under rubriken 5. Offentlighetsprincipen.

För att kunna genomföra rekryteringar, hantera våra avtal och följa tillämplig lagstiftning kan vi behöva dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om

  • andra anbudsgivare (om det handlar om en offentlig upphandling)
  • andra avtalspartner (om det behövs för att koordinera olika avtalsförhållanden eller uppdrag)
  • referenser eller kontaktpersoner (om det handlar om en rekrytering).

4.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Läs mer under rubriken Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Vi är en myndighet och omfattas därför av offentlighetsprincipen. Det betyder att alla personuppgifter som du skickar in till oss, som någon annan skickar in till oss eller som vi hämtar in från någon annan, som huvudregel är offentliga. Det betyder i sin tur att vi har en skyldighet att lämna ut personuppgifter om någon vill läsa eller kopiera handlingar där uppgifterna finns. Undantaget är om personuppgifterna eller handlingen omfattas av en sekretessbestämmelse. Här beskriver vi kortfattat hur vi behandlar dina personuppgifter som finns i handlingar hos oss för att följa offentlighetsprincipen.

5.1 Vilken information omfattas av offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen gäller som huvudregel alla personuppgifter och annan information som finns i offentliga handlingar hos oss, oavsett var uppgifterna kommer ifrån eller vem som har lämnat dem till oss.

5.2 Vad gör vi med din information enligt offentlighetsprincipen?

För följa offentlighetsprincipen behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte
Syfte med behandlingen Laglig grund för behandlingen
För att pröva och fatta beslut om en förfrågan om att lämna ut offentliga handlingar. Behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning och/eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
För att lämna ut offentliga handlingar, med eller utan förbehåll. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
För att administrera en betalning av stadens kopieringsavgift. Behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning.

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse och enligt en rättslig förpliktelse.

5.3 Vem lämnar vi ut information till enligt offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen innebär att alla som vill får läsa eller kopiera offentliga handlingar. Man har dessutom rätt att vara anonym. Undantaget är om en offentlig handling omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Det finns olika skäl till att en handling kan omfattas av sekretess, några exempel är:

  • Uppgifter om enskildas hälsa och sexualliv (21 kap. 1 § OSL)
  • Skyddad identitet eller adress (21 kap. 3 § OSL)
  • Utlämnande i strid med dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen (2018:218) (21 kap. 7 § OSL)
  • Offentlig upphandling (19 kap. 3 § OSL)
  • Affärs- eller driftsförhållanden hos tillsynsobjekt (30 kap. 27 § OSL)
  • Enskildas affärsförbindelser med myndigheter (31 kap. 16 § OSL)

En prövning av om en handling omfattas av sekretess görs vid varje begäran om att få läsa eller kopiera handlingen. Att en handling har bedömts vara sekretessbelagd vid ett tillfälle behöver därför inte betyda att den alltid kommer att omfattas av sekretess.

5.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar.

Läs mer under rubriken Arkivering.

Vi är en myndighet och omfattas därför av arkivlagstiftningen. Det påverkar vår möjlighet att radera handlingar som innehåller personuppgifter, även om vi inte längre behöver dem och du inte vill att vi ska behandla dem. Här beskriver vi vilka principer som gäller och vilka behandlingar som vi utför för att följa arkivlagstiftningen.

6.1 Vilken information arkiverar vi?

Arkivlagstiftningen innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. Vi är förhindrade att radera offentliga handlingar utan stöd av ett särskilt gallringsbeslut. Det innebär att i princip alla personuppgifter och annan information som finns i offentliga handlingar hos oss, oavsett var uppgifterna kommer ifrån eller vem som har lämnat dem till oss, förr eller senare kommer att arkiveras.

6.2 Vad gör vi med din information enligt arkivlagstiftningen?

För följa arkivlagstiftningen behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte
Syfte med behandlingen Laglig grund för behandlingen
För att bevara offentliga handlingar. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
För att överföra offentliga handlingar till vår arkivmyndighet. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
För att gallra offentliga handlingar. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse och enligt en rättslig förpliktelse.

6.3 Vem lämnar vi informationen till?

Stockholms Stadsarkiv är arkivansvarig för Stockholms stads offentliga handlingar, inbegripet våra handlingar. Enligt gällande rutiner överförs våra handlingar, utom de som kan omfattas av sekretess, till Stadsarkivet ett år efter att ärendet avslutats.

6.4 Hur länge sparar vi informationen?

Huvudregeln enligt arkivlagstiftningen är att alla offentliga handlingar ska bevaras och arkiveras. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande. Alla andra offentliga handlingar sparas i vårt diarium i ett år efter det att ärendet avslutats. Därefter skickas de vidare till Stockholms Stadsarkiv som arkiverar handlingarna. Därefter raderas handlingarna hos oss. Då är det inte längre vi som är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som finns i handlingarna, utan Stadsarkivet.

Detta gäller alla handlingar utom de som kan omfattas av sekretess. Sådana handlingar överförs istället till ett mellanarkiv som vi fortfarande är personuppgiftsansvarig för. Där finns de arkiverade i fem år innan de skickas vidare för arkivering hos Stadsarkivet, som då tar över personuppgiftsansvaret.

Uppdaterad