Visselblåsarfunktionens personuppgiftsbehandling inom ramen för ett uppföljningsärende
Via den interna rapporteringskanalen tar visselblåsarfunktionen emot en rapport om missförhållanden och inleder handläggning av ett uppföljningsärende.
Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för personuppgiftsbehandlingen som inleds genom rapportering via den interna rapporteringskanalen, fram till dess visselblåsarfunktionen har avslutat och gallrat uppföljningsärendet.
Visselblåsarfunktionen handlägger uppföljningsärendet som kan resultera i att slutsatser överlämnas till berörd förvaltning, bolag eller stiftelse. När överlämning sker blir berörd nämnd, bolag eller stiftelse personuppgiftsansvarig för den fortsatta personuppgiftsbehandlingen med anledning av de åtgärder som vidtas.
Varför behandlas personuppgifter?
Stockholms stads nämnder samt bolag och stiftelser med minst 50 anställda har i egenskap av verksamhetsutövare en skyldighet enligt lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarlagen) att inrätta interna rapporteringskanaler och förfaranden för uppföljning och rapportering. Med anledning av detta har verksamhetsutövarna utsett den av Kommunstyrelsen inrättade självständiga och oberoende visselblåsarfunktion att ta emot rapporter och handlägga uppföljningsärenden enligt visselblåsarlagen; ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.
Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är rättslig förpliktelse, genom skyldigheten som ankommer den självständiga och oberoende visselblåsarfunktionen att handlägga uppföljningsärenden med anledning av en inkommen rapport enligt visselblåsarlagen, samt skyldigheterna att diarieföra och arkivera allmänna handlingar.
För det fall en inkommen rapport innehåller personuppgifter om en annan person än den som rapporterar, kommer denne andre person inte att särskilt informeras om personuppgiftsbehandlingen enligt artikel 14 p 5 dataskyddsförordningen.
Vilka personuppgifter behandlas?
Samtliga kategorier personuppgifter kan komma att behandlas inom ramen för ett uppföljningsärende genom en inkommen rapport om ett missförhållande. Kontaktuppgifter, integritetskänsliga personuppgifter samt eventuella känsliga personuppgifter.
För att endast personuppgifter som är relevanta och inte för omfattande i förhållande till personuppgiftsbehandlingens ändamål ska behandlas uppmanas rapportören vid inlämnande av en rapport att endast lämna personuppgifter som är direkt relevanta för att kunna utreda missförhållandet, samt undvika att i rapporten ange känsliga personuppgifter. Vidare uppmanas att rapport inte ska innehålla säkerhetsskyddad information.
Så delas personuppgifterna
De som tar del av personuppgifterna är de behöriga personer som ingår i den utsedda visselblåsarfunktionen och som har till uppgift att handlägga uppföljningsärenden som inleds genom mottagandet av en inkommen rapport. Även exempelvis registratorer och IT-personal kan komma att ta del av personuppgifterna. De kategorier av mottagare som visselblåsarfunktionen kan komma att dela personuppgifterna med är andra berörda nämnder, bolag eller stiftelser inom Stockholms stad. Även externa IT-leverantörer (personuppgiftsbiträden) kan komma att ta del av uppgifterna.
Så lagras personuppgifter
Kommunstyrelsen iakttar principen om lagringsminimering. Det innebär att personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Stockholms stad omfattas emellertid av tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Det innebär bland annat att rapporter som skickas till Kommunstyrelsen blir allmänna handlingar som dock kan sekretessbeläggas vid en begäran om att få ta del av handling.
Kontakt
Registrerad har rätt att vända sig till kommunstyrelsen i egenskap av personuppgiftsansvarig för att få tillgång till sina personuppgifter, för att begära rättelse, radering och överföring av personuppgifter eller begränsning av behandling och för att invända mot behandling. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och arkivregler kan liksom lagstadgad sekretess emellertid innebära begränsningar i vissa av rättigheterna.
Stockholms stads kommunstyrelse:
kommunstyrelsen@stockholm.se
Dataskyddsombud vid kommunstyrelsen:
dataskydd.SLK@stockholm.se
Klagomål på personuppgiftsbehandlingen kan lämnas till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).