Stockholms stad har under våren 2020 gjort en utredning av arbetet med Skolplattformen; stadens digitala stöd för den pedagogiska verksamheten och fristående utbildningsanordnare. Utredningen visar att det finns flera olika delar som brustit vilket gör att helheten av skolplattformen inte blivit som önskat, och presenterar utifrån en samlad bedömning lärdomar och rekommendationer inför framtida utvecklingsprojekt. Utredningen har inte hittat några oegentligheter i arbetet.
Ett komplext projekt med många utmaningar
Utredningen konstaterar att det kan ifrågasättas om projektets upplägg och omfattning var ändamålsenlig. Projekttiden planerades till sju år, 2012 till 2019. Under dessa år har digitaliseringen utvecklats mycket och snabbt. Mot bakgrund av de svårigheter och risker som kommer med ökad storlek och den komplexitet som det innebär att integrera alla skolformer kan det ifrågasättas om de har tillräckligt mycket gemensamt för att motivera ett gemensamt system. Utredningen kommer med flera rekommendationer för att möta dessa utmaningar. Bland annat att överväga och utveckla styrningsmodeller och arbetssätt som ger möjlighet att bättre anpassa sig till ändrade förutsättningar under projektets gång.
Bland rekommendationerna finns även att i större utsträckning arbeta med tester och piloter för att kunna upptäcka och åtgärda brister innan driftsättning och att arbeta kontinuerligt med att involvera berörda parter och användare för att fånga behov och förväntningar.
Övriga rekommendationer rör bland annat att staden bör säkerställa egen kompetens i alla led, för att ha en tydlig förankring i verksamheterna och till löpande förvaltning. Dessutom behöver staden sträva efter en kultur präglad av öppenhet och ha god ordning på administration och dokumentation i projekt.
Rekommendationer för framtida projekt
Utredningens rekommendationer inför framtida arbete med stora utvecklingsarbeten och projekt sammanfattas i totalt tio punkter.
- Se alla projekt som verksamhetsprojekt.
- Säkerställ stadens kompetens i alla led.
- Arbeta kontinuerligt med att involvera berörda parter och användare.
- Gör en grundlig analys i val av implementeringsform.
- Överväg agila arbetssätt och genomför gedigna tester innan lansering.
- Sträva efter en kultur präglad av öppenhet.
- Planera tidigt och bygg in flexibilitet i avtalen.
- Ha god ordning på administration och dokumentation i projekt.
- Överväg styrning i portföljmodell.
- Följ upp vad som krävs för ökad användning av Skolplattformen.
Utbildningsförvaltningen ansvarar sedan den 1 januari 2020 för styrningen och utvecklingen av Skolplattformen och implementeringen av flera av rekommendationerna har redan påbörjats.
För frågor om utredningen, kontakta kommunikationsenheten på stadsledningskontoret.
E-post: redaktion@stockholm.se