Behandling av personuppgifter på kulturförvaltningen

För att kulturnämnden ska kunna fullgöra sina åtaganden mot dig som kommunmedlem eller företagare när du kontaktar oss, använder våra tjänster eller vill få information av oss, kan vi behöva behandla personuppgifter om dig.

Kulturnämnden värnar om din personliga integritet och strävar alltid efter att minimera den mängd personuppgifter som nämnden behöver behandla i varje sammanhang.

All nämndens behandling av dina personuppgifter sker enligt EU:s Dataskyddsförordning (2016/679/EU) och gällande svensk dataskyddslagstiftning.

Här kan du läsa om

• hur vi behandlar dina personuppgifter
• vilka personuppgifter vi behandlar och i vilka sammanhang
• vår rättsliga grund för hanteringen av personuppgifter
• överföring av personuppgifter till tredjeland (land utanför EU/EES)
• hur länge vi sparar uppgifterna
• dina rättigheter som registrerad.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

När du besöker våra webbplatser, använder e-tjänster eller andra tjänster eller på andra sätt samverkar med oss på kulturförvaltningen så samlar vi ibland in personuppgifter om dig. Det kan till exempel vara när du lånar en bok på biblioteket eller anmäler dig till en kurs i Kulturskolan. Vilka personuppgifter som vi samlar in beror på vilken tjänst du använder, vilka uppgifter du lämnar till oss och vilka lagar som gäller för den aktuella tjänsten.

Om vi tar hjälp av en extern part för att hantera personuppgifterna, till exempel en it-leverantör, reglerar vi det alltid med hjälp av ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Eftersom vi är en myndighet omfattas vi av offentlighetsprincipen och arkivlagen. Det betyder att vi måste spara de handlingar som kommer in till oss. Det gäller även de handlingar som innehåller personuppgifter. Offentlighetsprincipen innebär att vi måste lämna ut handlingarna om de begärs ut. Undantagna är uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen eller som vi enligt gallringsbeslut får gallra.

Vilka personuppgifter behandlar vi och i vilka sammanhang?

Biblioteksverksamhet inom Stockholms stadsbibliotek

När du besöker våra bibliotek, lånar eller reserverar böcker samt använder bibliotekens datorer och skrivare behandlar vi följande personuppgifter om dig:

• person- och kontaktinformation (namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och lånekortsnummer)
• betalningsinformation vid hantering av förseningsavgifter och försäljning
• rörlig bild vid kamerabevakning, endast vid in- och utpassering i samband med Meröppet.

Kulturskolan

När du bokar en kurs inom Kulturskolan eller deltar i någon av Kulturskolans öppna verksamheter behandlar vi följande uppgifter om dig:

• person- och kontaktinformation till deltagare och vårdnadshavare (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress)
• betalningsuppgifter
• inkomstuppgift i samband med ansökan om nedsatt avgift
• uppgifter om hälsotillstånd vid avbokning av kurs på grund av en skada eller sjukdom
• fotografisk bild, film och ljudupptagningar vid dokumentation av verksamheten eller i undervisningssyfte.

Publik kulturverksamhet

När du bokar biljetter till våra evenemang, betalar entréavgift, besöker eller deltar i våra utställningar och andra evenemang eller handlar i ett kafé i en av våra lokaler eller i våra museibutiker behandlar vi följande uppgifter om dig:

• namn och kontaktuppgifter i samband med biljettbokning eller vid ansökan till Vårsalongen
• betalningsuppgifter
• rörlig bild vid kamerabevakning på Stockholms stadsmuseum och Liljevalchs konsthall
• fotografisk bild, film och ljudupptagningar vid dokumentation av verksamheten.

Stockholmsforskning

I våra forskningsprojekt, samtidsdokumentation och vår bokutgivning inom Stockholmia förlag behandlar vi följande personuppgifter:

• person- och kontaktuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress)
• fotografisk bild, film och ljudupptagningar vid samtidsdokumentation av människor och platser
• vid samtidsdokumentation kan känsliga personuppgifter i form av etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, sexualliv eller sexuell läggning komma att samlas in (den lagliga grunden är Arkiv och statistik – behandlingen är nödvändig för arkivändamål med allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål).

Samordning av stadens kolloverksamhet

När du söker till kollo för ditt barn behandlar vi följande uppgifter:

• person- och kontaktinformation till barn och vårdnadshavare (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress)
• uppgifter om hälsotillstånd vid avbokning av kollo på grund av en skada eller sjukdom, eller om barnet har behov av extra stöd, allergier eller andra hälsotillstånd som behöver dokumenteras inför kollovistelsen
• betalningsuppgifter.

Hantera kulturstöd, priser och stipendier samt subventionerade kulturutbud

När vi tar emot och handlägger ansökningar om stöd till kulturell och konstnärlig verksamhet, kulturstipendier och kulturpriser hanterar vi följande personuppgifter:

• person- och kontaktinformation till kulturaktörer samt till företrädare för skolor och äldreboenden som bokar subventionerat kulturutbud (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress)
• betalningsuppgifter för utbetalning av kulturstöd
• namn på personer som allmänheten nominerar till stadens kulturpriser.

Administrera stadens ateljékö

När vi tar emot och handlägger ansökningar om att stå i stadens ateljékö behandlar vi följande personuppgifter:

• person- och kontaktinformation (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress)
• betalningsuppgifter.

Stadens offentliga konst

När vi köper in och lånar ut konst i stadens konstsamling behandlar vi följande personuppgifter:

• person- och kontaktinformation (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress) till konstnärer/anbudslämnare
• betalningsuppgifter.

Stadens museisamlingar

När vi tar emot och lånar ut föremål i stadens museisamling behandlar vi följande personuppgifter:

• person- och kontaktinformation (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress) till donatorer och låntagare.

Hantera bygglovsärenden rörande kulturhistoriska miljöer

När vi tar emot och besvarar remisser om bygglov från stadsbyggnadskontoret hanterar vi följande personuppgifter:

• namn, kontaktuppgifter och fastighetsbeteckning för person som ansökt om bygglov.

Rekrytering

Du kan läsa om personuppgiftsbehandling inom stadens rekryteringsprocess på sidan:

Behandling av personuppgifter vid rekrytering

Information och kommunikation

När vi informerar och kommunicerar om våra verksamheter genom trycksaker, nyhetsbrev, webbplatser och sociala medier behandlar vi personuppgifter i form av fotografisk bild, film och ljudupptagningar.

När vi behandlar personuppgifter i form av fotografisk bild eller film i annonser eller tryckt material upprättar vi alltid ett avtal med personen.

Administration och ekonomi

Utöver de personuppgifter som vi behandlar inom våra kärnverksamheter, hanterar vi även personuppgifter inom exempelvis ekonomiadministration, inköp, synpunktshantering och vid hantering av juridiska frågor.

Personuppgifter i ostrukturerad form kan förekomma i löpande text i e-post och dokument.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Kulturförvaltningen behandlar personuppgifter för att utföra uppgifter av allmänt intresse och för att kunna fullfölja avtal.

Kulturnämnden är en kommunal myndighet och behöver behandla personuppgifter för att kunna fullgöra våra uppdrag från kommunfullmäktige. Kulturnämndens uppdrag finns beskrivet i det reglemente som kommunfullmäktige utfärdar.

Överföring av personuppgifter till tredjeland (land utanför EU/EES)

När vi behandlar personuppgifter i sociala medier, till exempel på Facebook och Instagram, överförs dina personuppgifter till ett så kallat tredje land, det vill säga ett land utanför EU/EES.

Om vi publicerar personuppgifter i sociala medier informerar vi särskilt om det, muntlig eller via blankett, i samband med att uppgifterna samlas in. Vi publicerar bara personuppgifter i sociala medier i form av bild och namn om det finns ett allmänt intresse, till exempel att informera kommunens medlemmar om våra verksamheter.

Du kan läsa mer om hur staden behandlar personuppgifter när du interagerar med oss på sociala medier:

Behandling av personuppgifter på Stockholms stads sociala medier

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Kulturnämnden är en myndighet och omfattas därför av arkivlagen. Enligt arkivlagen är vi skyldiga att bevara och arkivera alla offentliga handlingar, även om vi inte längre behöver dem och du inte vill att vi ska behandla dem. För att vi ska få gallra en allmän handling behövs det ett särskilt gallringsbeslut. Det gäller till exempel för uppgifter i bibliotekssystemet och förfrågningar eller korrespondens av ringa vikt.

Dina rättigheter

Rätt att få tillgång till dina uppgifter

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som vi behandlar och information om hur vi behandlar dem och var de kommer ifrån. Du kan också kostnadsfritt begära en kopia av de uppgifter som vi har om dig, ett så kallat registerutdrag.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktig eller ofullständig information om dig själv rättad. Rätten till rättelse gäller inte uppgifter i offentliga handlingar om det skulle strida mot offentlighetsprincipen.

Rätt att bli raderad

Du har rätt att i vissa fall begära radering av dina personuppgifter om vi inte längre behöver uppgifterna för det syfte de blev insamlade för.

Rätt till begränsning av behandling och att göra invändningar

Du har rätt att i vissa fall begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om vi inte längre behöver behandla uppgifterna för det syfte de blev insamlade för. Du har också rätt att under vissa omständigheter göra en invändning mot våra behandlingar som grundar sig på myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Rätt att klaga till en tillsynsmyndighet

Du har rätt att klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Klaga på en felaktig behandling av dina personuppgifter, IMY:s webbplats

Kontakta oss

Kulturförvaltningen registratur
Askebykroken 13
Box 8100
163 08 Spånga

E-post: kultur@stockholm.se
Telefon: 08-508 35 500

Dataskyddsombud

Kulturnämnden har ett dataskyddsombud som kontrollerar nämndens behandling av personuppgifter. Dataskyddsombudet är också kontaktperson för dig som registrerad.

E-post: dataskyddsombud.kultur@stockholm.se